Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) to fundament prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy, co wiąże się z przestrzeganiem licznych przepisów i standardów. Naruszenie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W tym kontekście outsourcing BHP staje się atrakcyjnym rozwiązaniem, przynoszącym szereg korzyści.

Korzyści wynikające z outsourcingu BHP

1. Aspekt prawny – zgodność z przepisami
   • Minimalizacja ryzyka kar i sankcji: Współpraca z zewnętrzną firmą BHP zapewnia bieżące monitorowanie i dostosowywanie działań do obowiązujących przepisów. Dzięki temu przedsiębiorstwo unika kar nakładanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Zgodnie z Kodeksem pracy, nieprzestrzeganie przepisów BHP może skutkować grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. 
     • Aktualizacja dokumentacji i procedur: Profesjonalne wsparcie gwarantuje, że wszystkie dokumenty i procedury są na bieżąco aktualizowane zgodnie z nowelizacjami przepisów, co jest kluczowe dla utrzymania zgodności z prawem.
       
       
       
2. Oszczędności finansowe
   • Redukcja stałych kosztów personalnych: Zatrudnienie specjalisty ds. BHP na etacie wiąże się z kosztami wynagrodzenia, szkoleń i benefitów pracowniczych. Średnie miesięczne wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi około 5 030 zł brutto, a w zależności od doświadczenia może sięgać nawet 7 097 zł brutto. [Źródło – https://praca.money.pl/wynagrodzenia/s/specjalista-ds-bhp] oraz [https://pl.jooble.org/salary/specjalista-bhp].
   • Uniknięcie kar i odszkodowań: Naruszenie przepisów BHP może prowadzić do nałożenia kar finansowych oraz konieczności wypłaty odszkodowań. Przykładowo, brak szkoleń BHP dla pracowników może skutkować grzywną do 5 000 zł, a niedostarczenie środków ochrony indywidualnej – grzywną do 10 000 zł. [Źródło – https://infobhp.pl/pracodawca-ktory-nie-przestrzega-przepisow-bhp-podlega-karze]
   • Elastyczność kosztów: Outsourcing pozwala na dostosowanie opłat do faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa, co umożliwia lepsze zarządzanie budżetem.
3. Dostęp do ekspertów i nowoczesnych narzędzi
   • Wysokie kwalifikacje specjalistów: Firmy outsourcingowe zatrudniają doświadczonych specjalistów, którzy regularnie aktualizują swoją wiedzę, zapewniając najwyższy poziom usług.
   • Nowoczesne technologie: Dostęp do zaawansowanych narzędzi i technologii wspierających bezpieczeństwo pracy pozwala na skuteczniejsze zarządzanie procesami BHP.
4. Optymalizacja czasu i zasobów
   • Skupienie na kluczowej działalności: Przekazanie obowiązków BHP firmie zewnętrznej umożliwia pracodawcy i kadrze zarządzającej koncentrację na strategicznych celach przedsiębiorstwa.
   • Efektywna organizacja szkoleń i audytów: Zewnętrzni specjaliści przejmują odpowiedzialność za planowanie i realizację szkoleń oraz audytów, co usprawnia te procesy.
5. Kompleksowa obsługa i elastyczność
   • Szeroki zakres usług: Firmy outsourcingowe oferują pełen wachlarz usług BHP, od szkoleń, przez ocenę ryzyka zawodowego, po postępowania powypadkowe i audyty.
   • Dostosowanie do specyfiki przedsiębiorstwa: Usługi są indywidualnie dopasowywane do potrzeb i charakterystyki branży oraz wielkości firmy, co zapewnia ich skuteczność.

Obowiązki pracodawcy przy outsourcingu BHP

Decyzja o przekazaniu zadań związanych z BHP firmie zewnętrznej przynosi liczne korzyści, jednak nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za bezpieczeństwo i higienę pracy. Zgodnie z art. 207 Kodeksu Pracy, to właśnie pracodawca jest głównym podmiotem odpowiedzialnym za ochronę zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych warunków pracy. Outsourcing BHP pełni funkcję wspierającą, ale podstawowe obowiązki nadal leżą po stronie pracodawcy.

1. Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy

Zgodnie z art. 207 § 2 Kodeksu Pracy, pracodawca ma obowiązek:

• Chronić zdrowie i życie pracowników poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych, organizacyjnych i profilaktycznych.
• Eliminować lub ograniczać ryzyko zawodowe poprzez wdrażanie rozwiązań zmniejszających zagrożenia (np. stosowanie środków ochrony indywidualnej i zbiorowej).
• Zapewnić pracownikom szkolenia BHP przed dopuszczeniem do pracy oraz regularne szkolenia okresowe.
• Odpowiadać za właściwe warunki techniczne i organizacyjne w miejscu pracy (np. oświetlenie, wentylacja, oznakowanie, stan maszyn i urządzeń).

Pracodawca musi także podjąć odpowiednie działania w sytuacjach kryzysowych, np. przy wypadkach przy pracy lub nagłych zagrożeniach. Outsourcing BHP wspiera w zakresie doradztwa i organizacji, ale obowiązek zapewnienia faktycznego bezpieczeństwa spoczywa na pracodawcy.

2. Współpraca z zewnętrznym podmiotem

Chociaż firma outsourcingowa przejmuje realizację zadań BHP, pracodawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z takim podmiotem. Obejmuje to m.in.:

• Dostarczanie pełnych informacji o specyfice miejsca pracy, występujących zagrożeniach oraz obowiązujących procedurach.
• Udostępnienie dokumentacji i wyników wcześniejszych audytów oraz ocen ryzyka zawodowego.
• Zapewnienie dostępu do zakładów pracy, maszyn, urządzeń i stanowisk roboczych w celu przeprowadzenia kontroli, audytów i ocen.
• Reagowanie na rekomendacje firmy outsourcingowej oraz wdrażanie zaleceń mających na celu poprawę bezpieczeństwa pracy.

Bez współpracy z firmą zewnętrzną nie ma możliwości skutecznego nadzoru nad bezpieczeństwem, co może prowadzić do uchybień podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

3. Nadzór nad realizacją zaleceń wynikających z audytów oraz ocen ryzyka zawodowego

Firma outsourcingowa przeprowadza regularne audyty BHP oraz sporządza szczegółowe oceny ryzyka zawodowego. Jednak pracodawca jest odpowiedzialny za:

• Monitorowanie wdrażania zaleceń wynikających z raportów i ocen.
• Usuwanie stwierdzonych nieprawidłowości, np. naprawa maszyn, wprowadzenie dodatkowych środków ochrony czy szkolenie pracowników w zakresie nowych procedur.
• Dokumentowanie podjętych działań, aby wykazać zgodność z przepisami podczas ewentualnej kontroli PIP.

Niezastosowanie się do zaleceń może skutkować nie tylko nałożeniem kar finansowych, ale także bezpośrednim zagrożeniem dla zdrowia i życia pracowników, za które odpowiada pracodawca.

4. Utrzymanie systematyczności szkoleń i dokumentacji

Szkolenia BHP oraz prawidłowa dokumentacja to fundamenty bezpieczeństwa pracy. Firma outsourcingowa wspiera w organizacji i przeprowadzaniu szkoleń oraz tworzeniu dokumentów, ale:

• Pracodawca musi dbać o regularność szkoleń: Pracownicy muszą przechodzić szkolenia wstępne, okresowe i dodatkowe, jeśli zmieniają się warunki pracy.
• Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji: Dokumenty BHP, takie jak oceny ryzyka zawodowego, protokoły powypadkowe, rejestry szkoleń i badania lekarskie muszą być zawsze aktualne i dostępne podczas kontroli.
• Nadzór nad nowo zatrudnionymi pracownikami: Pracodawca musi dopilnować, aby przed rozpoczęciem pracy każdy pracownik przeszedł wymagane szkolenia BHP i został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego.

Brak szkoleń BHP, nieaktualna dokumentacja lub jej brak mogą skutkować karami w wysokości nawet 30 000 zł nakładanymi przez Państwową Inspekcję Pracy.

Kiedy warto zdecydować się na outsourcing BHP?

Decyzja o outsourcingu BHP to krok w stronę efektywności kosztowej i poprawy bezpieczeństwa pracy. Szczególnie korzystny jest on dla firm, które chcą zapewnić zgodność z przepisami BHP bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów związanych z zatrudnieniem pełnoetatowego specjalisty. Oto konkretne sytuacje, w których outsourcing BHP przynosi największe korzyści:

1. Małe i średnie firmy – minimalizacja stałych kosztów

Dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie potrzebują stałego etatowego specjalisty ds. BHP, outsourcing to realna oszczędność. Zatrudnienie pełnoetatowego pracownika ds. BHP wiąże się z kosztami:

• Wynagrodzenie specjalisty BHP: średnio 5 000–7 000 zł brutto miesięcznie.
• Koszty rekrutacji, szkoleń i benefitów: dodatkowe 20–30% kosztów zatrudnienia rocznie.

Outsourcing BHP pozwala na elastyczne dostosowanie usług do potrzeb firmy, gdzie miesięczny koszt obsługi może wynosić od 1 000 do 3 000 zł – w zależności od zakresu współpracy. Roczna oszczędność może sięgać nawet 50 000 zł!

2. Firmy o dużej rotacji pracowników – oszczędność czasu i automatyzacja procesów

Przy wysokiej rotacji kadrowej pracodawca musi zapewnić szkolenia wstępne BHP dla każdego nowo zatrudnionego pracownika. Zarządzanie dokumentacją i organizacją szkoleń może stać się czasochłonne i kosztowne.

Korzyści z outsourcingu:

• Redukcja obciążenia administracyjnego: Firma zewnętrzna prowadzi rejestry szkoleń, badań lekarskich oraz terminów, minimalizując ryzyko uchybień.
• Oszczędność czasu: W przypadku 10 nowych pracowników miesięcznie, outsourcing pozwala zaoszczędzić do 20 godzin pracy działu HR.
• Koszt szkoleń: Firmy outsourcingowe oferują pakiety szkoleń w niższej cenie – koszt szkolenia może wynieść 50–70 zł/osoba zamiast 200 zł przy indywidualnej organizacji.

Dzięki temu pracodawca unika chaosu organizacyjnego oraz kar za niedopełnienie obowiązków.

3. Przedsiębiorstwa o specyficznych zagrożeniach – specjalistyczna wiedza i bezpieczeństwo

Firmy działające w sektorach takich jak budownictwo, przemysł, transport czy logistyka wymagają szczególnej uwagi w zakresie BHP ze względu na:

• Wysokie ryzyko wypadków przy pracy.
• Konieczność stosowania specjalistycznych środków ochrony oraz zaawansowanej oceny ryzyka zawodowego.

Korzyści z outsourcingu:

• Dostęp do doświadczonych specjalistów: Eksperci znający specyfikę branży i aktualne przepisy prawne.
• Profesjonalne audyty i oceny ryzyka: Eliminacja potencjalnych zagrożeń, co zmniejsza ryzyko wypadków oraz kosztów odszkodowań.

Przykład: Jeden poważny wypadek w pracy może generować koszty w wysokości 50 000–100 000 zł, uwzględniając odszkodowania, grzywny oraz straty wynikające z przestojów. Outsourcing BHP pomaga zapobiegać takim zdarzeniom.

4. Firmy chcące zoptymalizować koszty – elastyczność i skuteczność

Outsourcing BHP pozwala na elastyczne dostosowanie usług do potrzeb przedsiębiorstwa. Firmy nie płacą za „etat”, lecz tylko za realnie wykonywane usługi, takie jak:

• Szkolenia i instruktaże.
• Przeprowadzanie audytów – np. raz na kwartał lub zgodnie z potrzebami.
• Postępowania powypadkowe i wsparcie w przygotowaniu dokumentacji.

Przykład oszczędności:

• Koszt pełnej oceny ryzyka zawodowego dla średniej firmy wynosi od 1 500 do 3 000 zł, podczas gdy nieprzeprowadzenie oceny może skutkować karą od PIP w wysokości 5 000 do 30 000 zł.

Dzięki outsourcingowi firma uzyskuje pełen pakiet usług w korzystnej cenie i redukuje ryzyko kar oraz dodatkowych wydatków.

Podsumowanie korzyści finansowych

Outsourcing BHP to rozwiązanie, które pozwala firmom:

• Zaoszczędzić nawet 50% kosztów w porównaniu do utrzymania pełnoetatowego specjalisty.
• Zminimalizować ryzyko kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, które mogą sięgać 30 000 zł.
• Zmniejszyć ryzyko odszkodowań związanych z wypadkami przy pracy, które mogą wynosić nawet kilkaset tysięcy złotych.
• Uzyskać profesjonalne wsparcie, które zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z prawem przy jednoczesnej optymalizacji kosztów operacyjnych.

Dla małych, średnich oraz specjalistycznych firm outsourcing BHP to praktyczne, elastyczne i opłacalne rozwiązanie, które pozwala zadbać o bezpieczeństwo pracy bez nadmiernego obciążenia budżetu.

Skontaktuj się ze mną, aby dowiedzieć się, jak outsourcing BHP może wesprzeć Twoją firmę!